Automatische Statusbenachrichtigungen für Juweliere

Warum Statusbenachrichtigungen in Juwelierwerkstätten zählen

In Juwelier- und Goldschmiedebetrieben entsteht ein großer Teil der Abstimmungsarbeit an der Schnittstelle zwischen Kundschaft, Verkauf und Werkstatt. Typisch sind Rückfragen aus dem Laden zum Stand einer Reparatur, mehrere Anrufe, bis ein Kostenvoranschlag freigegeben ist, und fertige Stücke, die nicht abgeholt werden. Ohne durchgängigen Status kann eine Aushilfe im Verkauf keine Auskunft geben, und Filialisten mit zentraler Werkstatt verlieren den Überblick über Stücke, die zwischen Standorten unterwegs sind. 

Die Evolution Software verbindet deshalb den Reparaturstatus mit der Kundenkommunikation: Ein Statuswechsel in der Reparaturverwaltung oder der Reparatur-App ist gleichzeitig der Auslöser für die passende Nachricht. 

Aus der Praxis : Juwelier Klenke in Buchholz arbeitet mit den Statusbenachrichtigungen der Evolution Software und bestätigt, dass seitdem weniger Kundinnen und Kunden nach dem Stand ihrer Reparatur nachfragen. 

Welche Statuswechsel lösen eine Benachrichtigung aus?

Die folgende Übersicht zeigt, welcher Statuswechsel welche Nachricht an wen auslöst und wie der Versand gesteuert wird. 

Wie läuft die Status-Kommunikation zwischen Filiale, Zentralwerkstatt und Kunde ab?

Für Filialbetriebe mit zentraler Werkstatt bildet die Evolution Software den Weg eines Schmuckstücks in fünf Schritten ab: 

1. Annahme in der Filiale: Die Mitarbeiterin erfasst die Reparatur in der Reparatur-App mit Foto, Zustandsbeschreibung, Fertigstellungsdatum und Standort der ausführenden Werkstatt. Die Kundin unterschreibt auf dem Tablet und erhält die Auftragsdetails per E-Mail und SMS oder einen Abholschein. 
2. Übergabe an die Zentralwerkstatt: Reparaturdaten werden zwischen Filialen und Zentrale alle 10 Minuten übertragen. Die Werkstatt sieht den Auftrag in der Kapazitätsüberwachung unter „Offen“. 
3. Bearbeitung: Setzt die Werkstatt die Reparatur auf „In Bearbeitung“, erhält die Kundin automatisch eine Nachricht. Geht das Stück an einen externen Dienstleister, setzt der Druck des Lieferscheins den Status automatisch. 
4. Fertigstellung: Mit „Abholbereit“ geht die Abholaufforderung per E-Mail und SMS an die Kundin. Die Filiale sieht den neuen Status nach der nächsten Synchronisation. 
5. Abholung: Die Kundin bezahlt an der Kasse, der Status wechselt automatisch auf „Abgeholt“. Ist es in den Einstellungen erlaubt, kann die Abholung auch in einer anderen Filiale erfolgen.

Wie wird der Zustand eines Schmuckstücks bei der Reparaturannahme dokumentiert?

Die Reparatur-App erfasst den Zustand direkt bei der Annahme: Fotos mit der Gerätekamera, Beschreibung, Bereich (z. B. Schmuck oder Uhren), Marke, Zustand aus einer Vorschlagsliste und den Höchstpreis, den die Kundschaft zu zahlen bereit ist. Interne Anmerkungen bleiben intern und werden nicht an die Kundschaft gesendet. Die Unterschrift der Kundin oder des Kunden bestätigt den Auftrag. Die Registerkarte „Prozess“ der Reparaturverwaltung führt einen Prüfpfad aller Vorgänge, sodass später nachvollziehbar ist, wer wann welchen Status gesetzt hat.

Über welche Kanäle werden Kunden und Mitarbeitende informiert?

• E-Mail: Die Evolution Software sendet E-Mails zu Reparaturstatus, Terminerinnerungen, ablaufenden Gutscheinen, Kontrollmeldungen und der Umsatzzusammenfassung beim Tagesabschluss. Ist der E-Mail-Softwareservice angebunden, gehen sie direkt raus; Microsoft Outlook ist dann nicht nötig. 
• SMS: Der integrierte SMS-Dienst sendet Textnachrichten mit bis zu 160 Zeichen an Kunden, Lieferanten und Mitarbeitende, bei Reparaturen automatisch bei jedem Statuswechsel oder manuell per Klick. Der Versand läuft über BulkSMS. Voraussetzung sind ein bei Clarity & Success abonniertes Textguthaben und Mobilnummern im internationalen Format, z. B. +49 für Deutschland. 
• Ausdruck: Beim Speichern einer Reparatur druckt die Evolution Software die konfigurierten Belege, üblicherweise Kunden- und Juwelierkopie. 
• Telefon: Telefon ist als Benachrichtigungsart hinterlegbar; Anrufe aus der Evolution Software werden im Korrespondenzprotokoll des Kunden eingetragen. 
• Kontrollmeldungen: Intern zeigt die Evolution Software Meldungen im jeweiligen Modul an und versendet sie zusätzlich per E-Mail an festgelegte Empfänger. 

Welcher Kanal für eine Reparatur gilt, steht im Feld „Benachrichtigung“ des Reparaturdatensatzes. In der Kundenverwaltung halten Marketingpräferenzen (E-Mail, SMS, keine) und die Datenschutzzustimmung fest, wie eine Person kontaktiert werden darf.

Welche Vorlagen gibt es für Statusmeldungen?

Die Texte der Statusmeldungen per E-Mail und SMS passt der Betrieb individuell an, etwa an die eigene Ansprache oder an einzelne Reparaturfälle. Benachrichtigungsarten, Reparaturfälle und Prioritätsstufen legt er in den Stammdaten der Reparaturverwaltung selbst an. Texte für Serviceberichte und Kostenvoranschläge sind ebenfalls in den Stammdaten hinterlegt. 

Bei SMS-Texten gilt: Sie sind auf 160 Zeichen begrenzt. Anführungszeichen sind derzeit nicht zulässig, Währungs- und &-Zeichen schon. 

Was passiert bei Kostenvoranschlägen?

Ein Kostenvoranschlag läuft in der Evolution Software als eigener Reparaturfall mit den Stufen „Kostenvoranschlag offen“, „genehmigt“ und „abgelehnt“. Nennt der Dienstleister einen Preis, kontaktiert der Betrieb die Kundschaft und ändert den Reparaturfall entsprechend. Die Freigabe erfolgt telefonisch oder persönlich im Geschäft. Überschreitet der spätere Verkaufspreis den vereinbarten Höchstpreis, zeigt die Evolution Software eine Warnung. 

Werden Mitarbeitende bei Bestellungen und Lagerbewegungen benachrichtigt?

Bestellungen durchlaufen in der Auftragsverwaltung die Status „Offen“, „Bestellt“, „Bestellt überfällig“ und „Geliefert“. Überschreitet der Lieferant das geplante Lieferdatum, verschiebt die Evolution Software die Bestellung automatisch in „Bestellt überfällig“. Beim Anlegen einer Bestellung legt die Mitarbeiterin fest, wie sie benachrichtigt werden möchte, und wählt Filiale oder Kunden als Endempfänger. Die Auftragsverwaltung versendet auf Wunsch SMS, wenn Artikel bestellt oder geliefert werden. 

Für benötigte Ersatzteile zeigt die Übersicht „Reparatur-Ersatzteile“ Rückstände und überfällige Bestellungen. Kontrollmeldungen der Auftragsverwaltung informieren über offene Aufträge. 

Für den Lagerbestand erstellt die Evolution Software Bestellvorschläge. Auf dieser Grundlage entscheidet der Betrieb selbst, was er nachbestellt. 

So richten Sie Statusbenachrichtigungen ein

1. SMS aktivieren: Textguthaben bei Clarity & Success abonnieren, dann unter Extras > Einstellungen > Benachrichtigungen auf der Registerkarte „SMS“ Benutzername und Passwort eintragen und „Aktiv“ setzen. 
2. Mobilnummern prüfen: Alle Mobilnummern im internationalen Format mit Ländervorwahl erfassen, die führende Null entfällt. 
3. Benachrichtigungsarten anlegen: Unter Extras > Einstellungen > Reparaturen auf der Registerkarte „Stammdaten 1“ die Benachrichtigungsarten definieren. 
4. Texte und automatischen Versand festlegen: Die Texte für E-Mails und SMS anpassen und bestimmen, bei welchen Statuswechseln sie automatisch versendet werden. 
5. E-Mail-Softwareservice anbinden: Damit E-Mails ohne Prüfschritt in Outlook direkt versendet werden, den E-Mail-Softwareservice anbinden. 
6. Reparatur-App festlegen: Auf der Registerkarte „Repairs App“ bestimmen, ob Kundenunterschrift, Belegdruck und E-Mail-Versand verpflichtend sind. 
7. Bestell-SMS einstellen: In den Einstellungen der Auftragsverwaltung die Art der Kundenbenachrichtigung (E-Mail, SMS, Druck oder Telefon) und die SMS-Regeln für Lieferanten, Kunden und Filialen wählen. 
8. Kontrollmeldungen planen: Unter Extras > Einstellungen > AutoRun AutoRun aktivieren, „Control messages“ freigeben, PC und Intervall festlegen (z. B. 60 Minuten) und die Empfänger über die Anzeigerechte in der Mitarbeiterverwaltung bestimmen.